Sekretesspolicy för hantering av  genom Teamtailor

Tjänsten för hantering av kandidater ("Tjänsten") drivs av Teamtailor på uppdrag av Kvadrat. Det är viktigt att de personer som använder Tjänsten ("Användarna") är säkra på, och är informerade, om hur vi hanterar Användarens personuppgifter i kandidatprocessen. Vi strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter. Vi behandlar, hanterar, använder och skyddar Användarens personuppgifter i enlighet med denna sekretesspolicy ("Sekretesspolicy").

1. Kvadrats personuppgiftspolicy för konsulter

Med Kvadrat avses samtliga bolag som ingår i Kvadratkoncernen ("Kvadrat").

Kvadrat arbetar kontinuerligt för att säkerställa individens personliga integritet och säkerheten för dennes personuppgifter. Kvadrat har därför fastställd denna policy för hur dina personuppgifter hanteras. 

Kvadrat ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskydds lagstiftning.

2 Samtycke

Genom att godkänna denna policy samtycker du till Kvadrats hantering av de personuppgifter du delger Kvadrat om dig själv. Samtycket är helt frivilligt och gäller tills du som användaren återkallar ditt samtycke. Vi ber dig därför att noggrant läsa igenom policyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

3  Tillämpning

Denna policy reglerar hur Kvadrat samlar in och behandlar personuppgifter för vår verksamhet som är konsulttjänster inom IT, Teknik och Management och annan därmed förenlig verksamhet ("Tjänsten").

Denna policy är tillämplig för:

·  Kvadratkonsulter

· Rekryter, fristående underkonsulter (kallas även Alien och Friend)

3.1 När gäller inte policyn

För anställda hänvisas till Kvadrats personuppgiftspolicy för anställda.

För kunder och leverantörer hänvisas till Kvadrats personuppgiftspolicy för kunder och leverantörer.

Tjänster från Kvadrat kan ibland annonseras på utomstående webbplatser som inte ägs eller administreras av Kvadrat. Denna policy är inte tillämplig på behandling av personuppgifter som sker av andra företag via sådana webbplatser.

4 Behandling av personuppgifter för konsulter

För konsulter som skapar ett konto via vår webbplats och där registrera flertalet personuppgifter inhämtar vi ett samtycke.

4.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter

Kvadrat behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten eller för andra ändamål som framgår nedan.

Kvadrat behandlar dina personuppgifter för att kunna:

· tillhandahålla Tjänsten till Kvadrats kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av Tjänsten

· administrera relationen till dig

· hantera eventuella ärenden såsom tex reklamationsärenden mot dig eller Kvadrats kunder och leverantörer

· förbättra Kvadrats verksamhet genom intern statistikuppföljning

4.2  Personuppgifter som behandlas

De personuppgifter Kvadrat behandlar om dig utgår från de uppgifter du själv lämnar till Kvadrat via Kvadrats webb eller genom kontakt med Kvadrats personal för Kvadrats tillhandahållande av Tjänsten.

De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig inkluderar, men begränsas ej till:

·  Namn

·  Kontaktuppgifter (epost, adress)

·  Kontaktuppgifter till anhöriga

·  Utbildningar

·  Arbetslivserfarenhet

·  Uppgifter från intervjuer

·  Sökta uppdrag

·  Referenser

·  Uppgifter för uppföljning av tjänsten

Vissa av Kvadrats kunder kan ställa extra höga säkerhetskrav. Detta innebär att Kvadrat ibland behöver utföra bakgrundskontroll och kreditkontroll. Som en del i en bakgrundskontrollen kan Kvadrat be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för Tjänsten. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med Kvadrat och/eller Kvadrats kund. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta sekretess och kommer aldrig att behandlas av Kvadrat. Kvadrat kan emellertid komma att muntligen stämma av resultatet med Kvadrats kund i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsten.

4.3 Sparande av personuppgifter

De uppgifter du registrerar på ditt konto eller som Kvadrat registrerar i Kvadrats verksamhetssystem kommer att sparas så länge som ditt konto är aktivt, under pågående avtalsrelation och därefter, i vissa fall, för en period som följer av lag. Ditt konto räknas som inaktivt om du inte har loggat in på det under en sådan längre period som ger Kvadrat skäl att tro att dina personuppgifter har blivit inaktuella, eller du återkallat ditt samtycke till Kvadrats behandling av dina personuppgifter.

Kvadrat kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:

·       kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdragsuppföljning, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för åtta år

·       inaktiva konton raderas normalt efter åtta år

4.4 Nyhetsbrev och marknadsföring

När vi skickar nyhetsbrev och marknadsföring ska det alltid finnas möjlighet för mottagaren att tacka nej till vidare information från oss.

5 Skyddet för personuppgifter

Kvadrat har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina uppgifter från förlust, missbruk, avslöjande, ändring och obehörig åtkomst. Kvadrat anpassar löpande sina säkerhetsåtgärder i enlighet med framstegen och utvecklingen på det tekniska området.

Kvadrats anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa Kvadrats regler för informations- och IT-säkerhet, denna policy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

6 Delning av personuppgifter mellan bolag i Kvadrat

Kvadrat delar som huvudregel personuppgifter som härrör från Kvadratkonsult, rekryter och fristående underkonsulter, alien, anställda, kunder och leverantörer med samtliga bolag inom Kvadratkoncernen i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsterna. Delning är nödvändig för att snabbt och effektivt kunna erbjuda relevanta och spännande uppdrag och erbjuda den bästa kompetensen för Kvadrats kunder och öppna för nya affärsrelationer.

Känsliga personuppgifter delas som huvudregel inte mellan bolagen i Kvadrat koncernen.

7 Delning av personuppgifter utanför bolag i Kvadratkoncernen

Kvadrat kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna policy. Inom ramen för Tjänsten kan personuppgifter lämnas vidare till en Kvadrat kund, leverantörer, underleverantörer, och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av Tjänsten. Kvadrat kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom Kvadrats leverantörer för vår verksamhet, till exempel för löneadministration, teknisk support, drift av IT-system, eller leverantörer som hanterar anställningar för vår räkning.

8  Fysisk lagring av personuppgift

De uppgifter du delger Kvadrat lagras inom det europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), men kan även överföras och bearbetas i land utanför EES. All sådan överföring av dina personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning.

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning.

9 Personuppgiftsansvarig

Respektive bolag är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

 

Region

Bolagsnamn

Org.nr

Mailadress

Malmö

Kvadrat Malmö AB

556846-3300

malmo@kvadrat.se

Göteborg

Kvadrat Göteborg AB

556968-0274

goteborg@kvadrat.se

Jönköping, Växjö

Kvadrat Jönköping AB

556809-5268

jonkoping@kvadrat.se

Linköping, Norrköping

Kvadrat Linköping AB

556705-2641

linkoping@kvadrat.se

Örebro, Borlänge

Kvadrat Örebro AB

556552-8154

orebro@kvadrat.se

Sundsvall

Kvadrat Sundsvall AB

559071-0538

sundsvall@kvadrat.se

Stockholm

Kvadrat Stockholm AB

556319-6301

stockholm@kvadrat.se

Alla regioner

Kvadrat Management AB

556865-0302

management@kvadrat.se

Alla regioner

Kvadrat Inkubik AB

559133-6754

inkubik@kvadrat.se

Alla regioner

Kvadrat Holding AB

556728-3097

holding@kvadrat.se

 

Respektive bolag är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

10 Dina rättigheter

Du som individ har rätt att efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till det Kvadrat på adressen ovan (under "Personuppgiftsansvarig") få besked om vilka personuppgifter som Kvadrat behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att när som helst begära att vi tar bort eller rättar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.

11 Ändringar i denna policy

Kvadrat förbehåller sig rätten att revidera denna policy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i sidhuvudet. Om vi gör några ändringar i policyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webbplatsen. Du rekommenderas därför att läsa denna policy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar policyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till Kvadrats personuppgiftsbehandling.

12  Kontakt

Om du har några frågor gällande denna policy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på holding@kvadrat.se.